G Suite sau Office 365 – ce serviciu să aleg pentru firmă?

În munca de birou, cele mai importante aspecte sunt viteza, securitatea și mobilitatea. Combinarea acestor 3 elemente este o sarcină foarte dificilă pentru companie. Acesta este motivul pentru care întreprinderile care se dezvoltă dinamic sunt din ce în ce mai dispuse să utilizeze servicii legate de tehnologie cloud. Toate acestea, pentru a oferi fiecărei persoane acces la documentele companiei de oriunde –în tipul călătoriei sau de acasă – și de pe orice dispozitiv.

Piața actuală a aplicațiilor de birou este dominată de două companii: Google și Microsoft. Cu toate că ambii giganți oferă instrumente pentru stocarea, editarea și procesarea datelor fără utilizarea de hard disk-uri suplimentare și alte suporturi – soluțiile lor diferă între ele. Din articolul de mai jos veți afla care dintre servicii – G Suite sau Office 365 – vor fi mai potrivite pentru nevoile firmei dvs.

CUPRINS

• G Suite – ce este și care sunt cele mai importante caracteristici ale sale?
• Cum influențează G Suite munca și costurile aferente desfășurării afacerii?
• Pentru cine este G Suite?
• Office 365 – cu ce se deosebește de suita Office obișnuită?
• Office 365 – ce avantaje îi oferă firmei?
• Pentru cine este Office 365?
• Verdict – G Suite sau Office 365?

G Suite – ce este și care sunt cele mai importante caracteristici ale sale?

Lansarea de către Google a propriei poște e-mail, cunoscute sub numele de Gmail, s-a dovedit a fi un succes. Utilizatorii din întreaga lume au început imediat să utilizeze noul instrument, care oferea spațiu pentru poștă, un panou și opțiunea de sincronizare a datelor între dispozitivele bazate pe sistemul Android. În timp, s-a dovedit că noile servicii Google sunt din ce în ce mai des utilizate de companii, care la rândul lor au nevoi mai mari decât utilizatorii privați. Pentru a răspunde așteptărilor, Google a introdus, de asemenea, un pachet de aplicații, adică un disc virtual Google Drive, fotografii, mesagerie Hangouts (Google Talk înainte) și multe altele. Toate acestea, pentru a avea acces la instrumentele necesare muncii de fiecare zi într-un singur loc. Dar acestea s-au dovedit a fii insuficiente…

… și tocmai aici apare pachetul G Suite, ale cărui origini datează din anul 2006 (cunoscut la vremea  respectivă sub numele de Google Apps for Work). Aplicațiile Google sunt disponibile gratuit pentru utilizatorii Gmail, dar G Suite oferă funcții suplimentare:

• alocarea și utilizarea propriului dvs. domeniu în adresele de e-mail,
• de la 30 GB de spațiu pentru date (în pachetul G Suite Basic) până la spațiu nelimitat (în versiunea Business, peste 4 utilizatori),
• opțiuni avansate de administrare, adică adăugarea de conturi de utilizatori, controlul accesului la date, setări de securitate, restabilirea datelor șterse,
• lucru pe unui singur document simultan de mai mulți utilizatori în cadrul organizației,
• Cloud Search, adică motor de căutare a datelor în interiorul organizației,
• suport tehnic 24/7.

Prin urmare, G Suite este o extensie pentru aplicațiile deja cunoscute folosite de milioane de utilizatori în fiecare zi. Acesta este, fără îndoială, un mare avantaj, deoarece, în calitate de funcţionari la birou nu trebuie învățat din nou cum să foloseşti noi programe de e-mail, de editare de fișiere etc. – acum aveți acces la ele în orice moment în contul dvs. Google!

Cum influențează G Suite munca și costurile aferente desfășurării afacerii?

Printre aplicațiile Google vom găsi nu numai poșta sau calendarul deja cunoscut, ci și procesoare de text și foi de calcul (adaptate și la formatele Microsoft Office), note, mesagerie și multe altele. Datorită acestora, Google este o sursă de soluții dovedite pentru utilizare privată și în cadrul companiilor care fac primii pași pe Internet. În timp, posibilitățile aplicațiilor gratuite de la Google s-ar putea dovedi insuficiente sau chiar inadecvate pentru procesele curente din companie. Aici sosește G  care elimină restricțiile privind spațiul disponibil pentru date și introduce în firme un element de colaborare în cadrul anumitor domenii de date (documente text, foi de calcul, prezentări etc.). Care sunt avantajele unei astfel de soluții?

• îmbunătăţirea imediată a multor domenii de lucru între echipe și angajaţi individuali–practic dispare nevoia de schimb de e-mailuri multiple cu atașări, deoarece este suficientă afișarea documentului folosind un browser web, pe care mai multe persoane pot lucra simultan. Soluțiile de comunicare disponibile nu necesită instalarea unei aplicații, deoarece toate instrumente Google pot fi rulate în browser-ul dvs.
• reducerea riscului de indisponibilitate– pentru a utiliza G Suite aveți nevoie de un dispozitiv cu acces la Internet și un browser web. Toate datele sunt stocate într-un cloud securizat pentru care Google oferă o garanție de disponibilitate de 99,99% pe an.
• costuri preconizate și economii suplimentare– atât pe termen scurt, cât și pe termen lung, G Suite va aduce economii suplimentare companiei. Serviciul funcționează imediat după achiziție, iar datorită configurării rapide a instrumentelor și a domeniului, angajații pot să înceapă să utilizeze poșta și aplicațiile mult mai rapid decât în cazul soluțiilor dedicate, personalizate. Când utilizați G Suite, nu aveți nevoie de propriul server sau mediul IT care va fi administrat de specialiști suplimentari.
• suport tehnic și securitate la cel mai înalt nivel– Google își îmbunătățește constant aplicațiile și crește nivelul de securitate. Folosind G Suite puteți fi sigur că fișierele dvs. sunt stocate în siguranță. Nu trebuie să angajați un specialist separat pentru acest lucru, deoarece Google și experții lui sunt responsabili pentru securitatea fișierelor dvs.

Pentru cine este G Suite?

Cel mai simplu mod de a explica– pentru toată lumea! Și aceasta nu este o afirmație falsă, deoarece capacitățile G Suite vor fi apreciate de companii de toate dimensiunile – de la întreprinderile mici cu o singură persoană (care au nevoie de ex., de spațiu mult mai mare pentru date, cum ar fi, fotografii, filme etc.) până la companiile din sectorul mediu și mare care angajează câteva sute de angajați (împărțite în sucursale locale și străine, echipe concentrate pe un proiect specific). G Suite este răspunsul la tendințele contemporane în ceea ce privește conducerea afacerilor pe Internet, motiv pentru care va fi soluția perfectă pentru dvs. atunci când:

• cînd doriţi să utilizaţi Gmail în propriul dvs. domeniu și să vă îmbunătățiți astfel recunoașterea și profesionalismul,
• căutaţi spaţiu pentru date de dimensiuni mari (arhive, multimedia, fotografii, prezentări), dar nu vreți să mai investiți în hard disk-uri susceptibile problemelor de natură tehnică,
• lucrați într-un grup mai mare și pierdeţi în fiecare zi câteva zeci de minute trimiţând, citind și primind e-mailuri cu titlul „Re: versiune nouă de fișier” sau similar,
• apreciaţi securitatea și posibilitatea de recuperare a datelor în diferite situaţii aleatorii
• doriţi să economisiţi fonduri suplimentare pe care le-ați cheltui în mod normal pe licențe pentru alte aplicații, propriul dvs. server etc.,
• Vă place Gmail, dar spațiul „gratuit” este pe terminate și nu vreți să transferați datele pe un alt server.

Office 365 – cu ce se deosebește de suita Office obișnuită?

În timp ce G Suite a fost creat pentru a funcționa 100% pe un browser web, Office 365 a provenit din necesitatea de a combina aplicaţiile bine-cunoscute și apreciate Microsoft Office cu noi posibilităţi de procesare și salvare a datelor în cloud. Filozofia ambelor servicii este ușor diferită, deși se concentrează exact pe aceeași idee–muncă de birou mai rapidă și mai sigură. Mulți utilizatori încă asociază Office 365 cu aplicații precum Word, Excel sau PowerPoint. De fapt, acest pachet oferă mult mai multe posibilități, iar editarea documentelor din aplicațiile menționate mai sus este doar una dintre funcționalitățile disponibile.

Spunând „Microsoft Office” avem în fața ochilor o cutie clasică, în care au fost plasate mai multe CD-uri pentru instalarea aplicațiilor pe un computer anume. Cu toate acestea, de-a lungul anilor, s-a dovedit că această soluție – în ciuda avantajelor incontestabile – prezintă unele dezavantaje care pot cauza probleme considerabile pentru companii: CD-urile se deteriorează, instalarea are loc pe un anumit dispozitiv de birou (ceea ce limitează utilizarea licenței atunci crește numărul de angajați), iar versiunile vechi ale aplicației nu trebuie să funcționeze corect pe un sistem nou de operare (chiar și din motive de securitate). Pentru a unifica și a dezvolta în același timp mediul aplicațiilor de birou, Microsoft a lansat serviciul Office 365 care, la fel ca G Suite, funcționează pe baza unui model de abonament. Care sunt avantajele noului serviciu Microsoft?

• nu este necesar să aveţi CD-uri, unităţi de stocare a informaţiilor etc.– toate aplicațiile de birou funcționează prin browser sau, opțional, prin instalare pe dispozitiv, descărcând fișierele de instalare dintr-un cont Microsoft,
• licenţă mai prietenoasă pentru utilizator– aplicațiile pot fi instalate pe 5 dispozitive, astfel încât puteți utiliza contul Microsoft și datele pe smartphone, tabletă și laptop,
• cont de e-mail de firmă în MicrosoftCloud
• o unitate de disc suplimentară pentru stocarea și partajarea fișierelor– fiecare utilizator Office 365 primește acces la un disc virtual OneDrive cu o capacitate de 1 TB,
• disponibilitate largă a aplicaţiilor în versiune mobilă pentru iOS și Android– indiferent dacă aveți un iPhone sau un smartphone cu sistem Google, în ambele magazine veți instala gratuit aplicații de birou și veți conecta la ele contul de firmă.
• sincronizarea completă a datelor din calendare, poștă, OneDrive și multe altele– datorită Exchange, mediul Microsoft este interconectat perfect. Deci, dacă primiți în Outlook o invitație pentru o întâlnire și o acceptați, aceasta va fi adăugată automat la calendarul dvs. de birou. În plus, datorită OneDrive, veți avea acces automat la cele mai recente versiuni de fișiere, iar discul virtual poate acționa ca drept „mediu principal de stocare” (util, atunci când laptopul dvs. are un hard disk mic),
• colaborarea multor utilizatori pe un singur document– această funcționalitate va fi apreciată în special de către persoanele care lucrează în echipă. Uitați de trimiterea mai multor e-mailuri cu o nouă versiune a fișierului atașată– datorită OneDrive, documentele sunt procesate mai rapid și, dacă este necesar, puteți anula întotdeauna modificările și puteți reveni la versiunea anterioară a fișierului,
• cel mai înalt nivel de securitate– în suita Office tradițională, ștergerea accidentală a fișierelor ducea de obicei la intervenția costisitoare a unui informatician sau la investiții în aplicații de restabilire a datelor. În Office 365, datorită operării în cloud, restabilirea unui fișier șters se efectuează cu câteva clicuri de mouse.

Caracteristicile de mai sus sunt numai exemple de diferențe între Office 365 și suita clasică Office. De fapt, compararea ambelor produse este oarecum ilogică, pentru că, pe de o parte avem întreaga platformă de gestionare a datelor din companie (cu multe aplicații, cum ar fi mesagerie, procesoare de text, foi de calcul, prezentări și multe altele!) care reprezintă o bază completă pentru funcționarea companiei. Pe de altă parte, avem un set de „numai” câteva aplicații de birou. Utilizarea acestei comparații în limbajul imobiliarelor ar suna în modul următor: Office 365 este un oraș cu drumuri, infrastructură și magazine, iar Office clasic înseamnă numai câteva case pe o stradă mică.

Office 365 – ce avantaje poate oferi unei firme?

Noul serviciu Microsoft nu înseamnă numai aplicații de birou cunoscute și apreciate în versiuni noi, ci și o serie întreagă de funcționalități care îmbunătățesc securitatea de procesare și editare a datelor de către o întreprindere de orice dimensiuni. De aceea, Office 365 influențează multe domenii de activitate:

• firma este protejată– Office 365 beneficiază de securitate pe mai multe niveluri împotriva pierderii de fișiere, poștă etc. Datorită instrumentelor administrative avansate, restabilirea fișierelor șterse sau a e-mailului (chiar și cu câteva zeci de zile în urmă) durează numai câteva minute. Toată comunicarea pe platforma Office 365 are loc printr-o conexiune criptată,
• scalabilitatea serviciilor și transparența costurilor– investind în Office 365 știți dinainte cât veți plăti, nu veți fi obligat niciodată să cumpărați un pachet excedentar, deoarece resursele se bazează pe posturi/utilizatori. Aveți 20 de angajați? Cumpărați o licență cu 20 de posturi,
• discul virtual de 1 TB în OneDrive este un element important al muncii– indiferent de numărul de licențe achiziționate, fiecare utilizator primește 1 TB de spațiu pentru date. Datorită acestei soluții, compania nu trebuie să investească în discuri, unități de stocare sau servere suplimentare (acest lucru este important deoarece prețurile discurilor de pe piață depind de mulți factori și pot fluctua cu câteva zeci la sută anual). O parte din date, în special cele cheie, sunt cel mai ușor de transferat în cloud-ul Microsoft.
• posibilitatea de muncă offline– trecerea la cloud-ul Microsoft nu ne obligă să folosim constant serviciul prin internet. Desigur, acest lucru este indicat și recomandat puternic, deși aplicațiile web de tip Outlook vă permit să salvați mesaje offline. După înregistrarea restabilirii conexiunii la internet, datele sunt sincronizate automat,
• aplicaţii mobile foarte bune și disponibile pe scară largă pentru iOS și Android– trebuie să modificați rapid câteva tabele în Excel și sunteți în prezent într-o călătorie de afaceri departe de birou? Instalați Excel pe smartphone, conectați-vă la contul organizației dvs. și terminați proiectul din fișier. În cazul Office 365, acest lucru funcționează foarte bine!
• o mai bună organizare a muncii– întâlnirile, călătoriile și vacanțele pot produce haos în rândurile unei companii mai mari. Datorită Office 365, veți evita dezinformarea, deoarece fiecare angajat are propriul calendar în care sunt salvate cele mai importante evenimente (atât individuale, cât și recurente) împreună cu locația. În acest fel, planificați mai bine munca angajaților și preveniți situația în care un angajat pleacă într-o vacanță de câteva zile, lăsându-vă fără informații cheie și documente necesare.

Pentru cine este Office 365?

În primul rând, pentru persoanele care doresc să utilizeze un pachet de birou dovedit și aplicații precum Word, Excel, PowerPoint, care caută spațiu suplimentar pentru fișiere și tehnologie securizată. De asemenea, este o soluţie care va îmbunătăţi organizarea lucrului în echipă, precum și va crește importanţa cooperării mai multor persoane la un singur proiect– datorită opțiunii de partajare a fișierelor pentru editare în comun, proiectul dvs. nu va fi niciodată blocat de situații aleatorii. Office 365 va fi perfect atât pentru o organizație mare, cât și pentru o întreprindere mică.

Verdict – G Suite sau Office 365

Este o alegere foarte dificilă, iar indicarea oricăruia dintre servicii ar trebui să fie dictată nu atât de aspecte economice (prețurile ambelor servicii sunt similare), cât și de stilul de lucru, poate chiar de obiceiuri. Folosiți Gmail în fiecare zi? Cumpărarea G Suite va fi cu siguranță benefică pentru dvs., deoarece veți obține imediat acces la mai mult spațiu pentru date, precum și veți atribui un domeniu unic contului dvs. și îl veți utiliza în adresa dvs. de e-mail. Vă place să lucrați cu fișe de calcul sau să editați documente într-un mod avansat? Alegerea dvs. ar trebui să vizeze Office 365, dar aceasta este doar una dintre numeroasele sale funcționalități.